Der Komet 5647 – Seite 6

ANZEIGE Buchhaltung digitalisieren, aber richtig! Mit der papierlosen Buchführung können Firmen ihre Prozesse im Rechnungswesen optimieren und lang- fristig Kosten sparen. Wer das Thema jetzt angehen will sollte sich sorgfältig vorbereiten und eine neue Verwaltungsvorschrift kennen. Die Digitalisierungswelle erfasst zunehmend auch die Buchhaltung im Mittelstand. Die Gründe sind vielfältig: Unternehmen können Abläufe im Rechnungswesen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten. Zudem erhöht das Mark- tumfeld langsam aber sicher den Handlungsdruck. Zwar haben viele Unternehmen bislang nicht auf digitale Rechnungsstellung umgestellt. Jedoch erhält mittlerweile jede Firma elektronische Abrechnungen von Dienstleistern oder Geschäftspartnern, Tendenz steigend. Wer sich mit dem Gedanken einer Digitali- sierung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und die wichtigsten Fehlerquellen im Blick haben. Nur so können Verantwortliche gewährleisten, dass das neue System effizient arbeitet und böse Überraschun- gen bei der nächsten Betriebsprüfung ausbleiben. Eine digitalisierte Buchhaltung bringt Unternehmen gleich mehrere Vorteile. Alle relevanten Daten lassen sich wesentlich effizienter erfassen, verarbeiten, aus- werten und archivieren. Abläufe wie etwa Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller von- statten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Der tech- nologische Fortschritt bietet Firmen, die noch analog unterwegs sind, zusätzliche Anreize für einen Wech- sel. Cloud-basierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise moderaten Kosten. Denn Firmen müssen Buchhal- tungssoftware, Server und Backupmedien gar nicht erst anschaffen. Damit wird die digitalisierte Buch- führung auch für kleinere Unternehmen eine Option. Den Weg dazu ebnet eine neue Verwaltungsvor- schrift. Das Bundesfinanzministerium (BMF) arbeitet derzeit an einer Neuauflage der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek- tronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) aus dem Jahr 2014. Sie soll laut BMF voraussichtlich schon im Sommer 2019 in Kraft treten. Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit bei der digita- len Buchführung sorgen und neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem auch eine einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera erlauben. Im Vorfeld einer Umstellung sollten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbe- lege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zuschätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtferti- gen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden. Ein Umstieg auf digitale Buchführung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steu- erlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wieviel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Dienstleister notwendig ist und die ent- sprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollten Unternehmen in kleinen Schritten nacheinander vornehmen, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gege- benheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren. Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Buch- führung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen stehen vor der Herausforderung, dass die Buchhal- tungssoftware genau zu ihren Bedürfnissen passt und beispielsweise nicht über- oder unterdimensio- niert ist. Entscheidend ist vor allem eine fehlerfreie Integration aller Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenüber- nahme ohne Informationsverluste. Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeutet etwa, dass sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen. Wichtig sind umfassende Testläufe, um das fehlerfreie Funktionieren der Schnittstellen und Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess laufend auf- wändige manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die gewünschten Effizienzgewinne bleiben dann womög- lich auf der Strecke. Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungs-Personals. Alte Verfahrensweisen muss es aufgeben und neue Fertigkeiten lernen. Es genügt jedoch nicht, dass Buchhalter die neuen Programme beherrschen. Firmenchefs sollten sicher- stellen, dass betroffene Mitarbeiter mit den neuen GoBD vertraut sind und die Risiken kennen. Sinnvoll sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln. Autor: Marco Schmedt, Wirtschaftsprüfer und Steu- erberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal Foto: privat Über Marco Schmedt: Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, geschäfts- führender Partner der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal (www. wws-gruppe.de). Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratungen sowie in der Durchführung von Jahres- abschlussprüfungen. Über die WWS-Gruppe: Die WWS ist eine überregional tätige, mittelständische Wirtschaftsprüfungs-, Steu- erberatungs- und Rechtsberatungskanzlei. Sie ist an drei Standorten am Niederrhein vertreten (Mönchen- gladbach, Nettetal, Aachen). Rund 130 Mitarbeiter entwickeln interdisziplinäre Beratungslösungen mit ganzheitlichem Anspruch. Die WWS-Gruppe besteht aus der WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH, der Part- nerschaftsgesellschaft Wirtz, Walter, Schmitz und Partner mbB und der Dr. Schmitz-Hüser WWS GmbH. Marco Schmedt/WWS GmbH Der Komet Alles was Schausteller und Marktkaufleute wissen müssen Acht von zehn Berufstätigen stresst der Job Stress hat vielfältige Auswirkungen, auf den Körper und das Privat- und Berufsleben. 40 Prozent der deut- schen Berufstätigen leiden unter Schlafstörungen - und das ist nicht die einzige Stress-Nebenwirkung, wie eine neue Umfrage zeigt. Laut der vom unabhängigen Marktforschungsinsti- tut YouGov im Auftrag des Online-Karriere-Netzwerks LinkedIn durchgeführten Umfrage spüren vier von fünf deutschen Arbeitnehmern die Folgen von Stress am Arbeitsplatz. Mehr als die Hälfte der Befragten klagt über Anspannung, Unruhe nennen 44 Prozent als Auswirkung von Stress. Martin Keck, Chefarzt und Direktor der Klinik des Max-Planck-Instituts für Psych- iatrie in München, warnt. „Wenn man die Fähigkeit zur Regeneration verliert, man sich beispielsweise nicht einmal mehr im Urlaub erholen kann, ohne an die Arbeit zu denken, dann ist das ein großes Warnsignal." Hier müssen Arbeitgeber tätig werden. Denn obwohl erwiesen ist, dass Stress eine der Ursachen für psychische Erkrankungen sein kann, kritisieren viele der Befragten einen Mangel an Präventionsmaß- nahmen. 40 Prozent der Befragten sagen, dass ihre Arbeitgeber keine Präventionsmaßnahmen bieten, 42 Prozent beklagen ein Desinteresse der Führungs- kräfte. Nur 18 Prozent der Arbeitgeber hätten zudem 6 einen Ansprechpartner, den Mitarbeiter bei Fragen zu den Themen Diskriminierung und Mobbing kontaktie- ren können, was ebenfalls häufig im Zusammenhang mit Stressempfinden genannt wird. „Wir empfehlen Arbeitgebern und Arbeitnehmern einen offeneren Umgang mit dem Thema mentale Gesundheit", sagt Jochen Doppelhammer, Country Manager und Leiter des Produktmanagement bei Linkedln für den deutschsprachigen Raum. Mitar- beiter müssten wissen, dass sie Probleme jederzeit thematisieren können. Die Umfrage zeigt auch: Frauen sind häufiger von negativen Auswirkungen der Arbeit betroffen als Männer. Während sich 30 Prozent der Männer häufig oder immer gestresst fühlen, sind es bei den Frauen 37 Prozent. Bei Mobbing ist der Unterschied noch deutlicher - doppelt so viele Frauen als Männer fühlen sich gemobbt. PM/wid/Mst Einkaufen und Umwelt: So ticken wir Umweltschutz fängt für viele Verbraucher schon beim täglichen Einkauf an. Laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Deutschen Verpackungsinsti- tuts e. V. (dvi) kann die Nachhaltigkeit der Verpackung für den Kauf eines Produktes entscheidend sein. Fast 70 Prozent der Bundesbürger geben an, schon mindestens einmal auf den Kauf eines Produktes verzichtet zu haben, weil die Verpackung nicht nach- haltig genug war. Fast jeder Fünfte tut das regelmäßig. Die Ergebnisse im Detail: 19,3 Prozent der Bundes- bürger verzichten demnach regelmäßig auf den Kauf von Produkten, die in ihren Augen nicht nachhaltig genug verpackt sind. 50,2 Prozent haben dies schon mindestens einmal getan. 30,5 Prozent geben an, dass für ihre Kaufentscheidung die Nachhaltigkeit der Ver- packung keine Rolle spielt. „Die Umfrage zeigt, dass die Verpackung nicht nur eine zentrale Rolle beim Schutz von Produkten spielt, sondern auch für die Kaufentscheidung der Verbrau- cher von großer Wichtigkeit ist", sagt Kim Cheng, Geschäftsführerin des Deutschen Verpackungsins- tituts e. V. PM/wid/rlo 5647 30.06.2019 Der Komet