Der Komet 5400 – Seite 4

4 Der Komet 5400/20. 8. 2012 Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Auszug aus dem BMF Rundschreiben GZ IV Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann der Unternehmer den Nach- weis, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung be- saß, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 1 Satz 2 USTAE). Im Übrigen kann das Finanzamt die abziehbare Vor- steuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise aner- kennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 5 ff UStAE). D 2-S 7287-a/09/10004 :003, DOK 2012/0449475 vom 2.7.2012 Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgeset- der erbrachten Leistung. Die Anforderungen an das zes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich an die die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektro- ser Zielrichtung zu orientieren. nische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst wor- den. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Ab- satz 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektro- nischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert. Nunmehr können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG a. F.) verwendet wurden. Dies entsprach den unionsrechtlichen Regelungen nach Artikel 233 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a und b und Absatz 2 MwStSystRL. Der Gesetzgeber hat nun- mehr von der Option nach Artikel 233 Absatz 1 Satz 2 MwStSystRL Gebrauch gemacht, die es den Mitglied staaten freistellt, auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder be- reitgestellt werden. In Anlehnung an Artikel 233 MwStSystRL in der ab dem 1. Januar 2013 geltenden Fassung (Änderung durch die Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010, ABI. EU 2010 L 189 Seite 1) sind Papier- und elektro- nische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteu- errechtlich gleich zu behandeln (§ 14 Absatz 1 UStG n. F.). Die Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Pa- pierrechnung. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des In- halts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässli- chen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung her- stellen können. § 14 Absatz 3 Nummer 1 und 2 UStG n. F. nennt deshalb die qualifizierte elektronische Sig- natur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz und den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABI. EG 1994 L 338 Seite 98) nur noch als Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewähr- leisten. Dies entspricht Artikel 233 Absatz 2 MwStSystRL in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010, a.a.O. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. dient nicht dazu, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuer- abzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach §§ 14 Absatz 4, 14a UStG erfor- derlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Ent- gelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echt- heit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h. die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzun- gen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieb- lichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteu- erabzugs führen. Unter innerbetrieblichen Kontrollver- fahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. sind Ver- fahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Ab- gleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtun- gen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Ver- fahrens frei. Er wird im eigenen Interesse insbesonde- re überprüfen, ob: - die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den be- haupteten Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungssteller angegebene Kontover- bindung korrekt ist und ähnliches, um zu gewähr- leisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen be- gleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die An- forderungen des § 14 Absatz 1 UStG n. F., wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zu- sammenhang zwischen der Rechnung und der zu- grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerich- teten Rechnungswesens erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unterneh- men verwenden müssen. Das innerbetriebliche Kon- trollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumen- tationspflicht. Allerdings ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen. Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echt- heit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.). Die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die,,Grundsätze ordnungsmäßi- - GoBS ger DV-gestützter Buchführungssysteme (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November 1995, BStBI I Seite 738) sowie die Grundsätze zum Daten- zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPDU) bleiben unberührt. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausge- stellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hin- sichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, §147 AO ein- schließlich GOBS und GDPDU erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Absatz 1 Nummer 2 UStG geahndet wer- den. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Ab- satz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG bleibt hiervon zwar un- berührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rech- nungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unter- nehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identi- sche (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden. Aufgrund der Vereinfachung der elektronischen Rech- nungsstellung ist zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle § 27b Absatz 2 UStG ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass bei den der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sach- verhalten der Unternehmer dem Amtsträger auf Ver- langen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewäh- ren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssys- tems erstellt wurden (§ 27b Absatz 2 Satz 2 UStG); es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entspre- chende Papierausdrucke aus dem Datenverarbei- tungssystem bereitstellt. Soweit dies für die Feststel- lung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegen- den Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Umsatz- steuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungs- systeme zu nutzen. I. Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterun- gen mit den obersten Finanzbehörden der Länder wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Ok- tober wie folgt geändert: 1. Abschnitt 14.4 wird wie folgt neu gefasst: 14.4 Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen (1) 1 Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektro- nisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). 2 Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch über- mittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rech- nungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. 3 Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Ge- schäftsbedingungen) erklärt werden. 4 Sie kann auch nachträglich erklärt werden. 5 Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. (2) 1 Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. 2 Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers - frei in sei- ner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. 3 Elektronische Rechnungen können z. B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Text- dokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28. 4. 2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI über- mittelt werden. 4 Eine von Standard-Telefax an Stan- dard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als - Wird fortgesetzt - Papierrechnung. (BMF/hwa)