Der Komet 5614 – Seite 13

ARTIKEL Personalkosten und Steuern im Betrieb 2018 Grundsätzlich stellen sämtliche Kosten für das Betriebspersonal gewinnmindernde Betriebsaus- gaben dar. Das sind nicht nur die Arbeitslöhne einschließlich der Lohn- und Kirchensteuer, des Solidaritätszuschlags, der Weihnachts-, Urlaubs- und Überstundengelder sowie der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, sondern auch Sachbezüge und sonstige Zuwendungen an das Personal, und zwar unabhängig davon, ob diese Zuwendungen lohnsteuerpflichtig sind oder nicht. Voraussetzung ist allerdings, dass die Arbeitnehmertätigkeit sich aus- schließlich auf die Arbeit im Betrieb bezieht und keine Verquickung mit Arbeiten für den Privathaushalt des Selbständigen gegeben ist. Zu den steuerlich abziehbaren Personalausgaben des Betriebes gehören neben den Arbeitslöhnen vor allem (alphabetische Reihenfolge): ► Altersversorgungsaufwendungen Aufwendungen des Arbeitgebers für die Alterssiche- rung des Arbeitnehmers in Form einer nicht kapital- gedeckten Altersversorgung an eine Pensionskasse sind nach § 40b EStG bis jährlich 1.752 Euro pauschal mit 20% zu versteuern und unterliegen nicht der Sozialversicherungspflicht. ‣ Aufmerksamkeiten Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesell- schaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereiche- rung der Arbeitnehmer führen (R 19.6 LStR), rechnen normalerweise nicht zum Arbeitslohn, unterliegen also nicht der Lohnsteuerpflicht. Typische Aufmerk- samkeiten sind: (1) Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Getränken und Genussmitteln am Arbeitsplatz. (2) Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Speisen zum Verzehr im Betrieb bei außerge- wöhnlichen Arbeitseinsätzen, z. B. während einer betrieblichen Besprechung, bis zu einem Wert von 60 Euro. (3) Die Bereitstellung von Aufenthalts- und Erholungsräumen. (4) Sachzuwendungen aus Anlass eines besonde- ren persönlichen Ereignisses bis zu einem Wert von 60 Euro, z.B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger. Die Bewirtung der Arbeitnehmer ist hingegen keine bloße Aufmerksamkeit, gehört also zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Für kosten- lose oder verbilligte Mahlzeiten am Arbeitsplatz besteht aber die Möglichkeit der Lohnsteuerpau- schalierung mit dem Steuersatz von 25% auf den Gesamtbetrag der Begünstigung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG). ► Belegschaftsrabatte Belegschaftsrabatte und entsprechende geldwerte Vorteile sind grundsätzlich als Arbeitslohn zu ver- steuern. Bei der Bewertung der Preisvorteile wird der im allgemeinen Geschäftsverkehr vom Arbeitgeber geforderte Endpreis zugrunde gelegt. Vom Endpreis wird in jedem Fall ein Preisabschlag von 4% gemacht, um etwaige Bewertungsungenauigkeiten im Verhält- nis zum üblichen Marktpreis auszugleichen (§ 8 Abs. 3 Satz 1 EStG). Außerdem werden die so ermittelten Preisvorteile nur besteuert, soweit sie 1.080 Euro übersteigen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Preisabschlag und Rabattfreibetrag führen dazu, dass z.B. bei einem Belegschaftsrabatt von 15 % Waren im Wert von rund 10.000 Euro steuerfrei sind, wie sich aus folgender Beispielsrechnung ergibt: Der Komet 5614|30.07.2018 Endpreis der Ware 10.000 Euro Belegschaftsrabatt (15 %) ./. 1.500 Euro Abgabepreis an den Arbeitnehmer 8.500 Euro Endpreis der Ware abzüglich Preisabschlag von 4% 9.600 Euro Geldwerter Vorteil (9.600 Euro ./. 8.500 Euro) Rabattfreibetrag Zu versteuernder geldwerter Vorteil ► Betriebsveranstaltungen 1.100 Euro ./. 1.080 Euro 20 Euro Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind lohnsteuerfrei, wenn sie den üblichen Rahmen nicht übersteigen (R 19.5 LStR). Unter Betriebsveranstaltungen werden Ver- anstaltungen auf betrieblicher Ebene verstanden, die gesellschaftlichen Charakter haben. Typische Beispiele sind Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Dabei ist wichtig, dass allen Betriebsangehörigen die Teilnahme offen steht. Entscheidendes Kriterium für die Steuerfreiheit von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen ist die „Üblichkeit", und zwar sowohl der Veranstaltung als auch der Zuwendung. Abgrenzungsmerkmale für die Üblichkeit einer Betriebsveranstaltung sind deren Häufigkeit, Dauer oder besondere Ausgestaltung. In Bezug auf die Häufigkeit werden Betriebsveranstal- tungen nur dann als üblich angesehen, wenn nicht mehr als 2 Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Dabei kommt es auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung nicht an. Bei mehr als 2 Veranstaltun- gen kann der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltungen und damit als steuerbegünstigt durchgeführt werden. In Bezug auf die Ausgestaltung ist außerdem zu beachten, dass die Veranstaltungskosten nicht den üblichen Rahmen übersteigen. So führt z. B. die Bewirtung in einem besonders kostspieligen Lokal zur Besteuerung der gesamten Veranstaltungskosten. Zu den im üblichen Rahmen liegenden Aufwendungen zählen: (1) die Gewährung von Speisen, Getränken, Tabak- waren und Süßigkeiten; (2) die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrt- kosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat (Beispiele: Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer, Busfahrt in landschaftlich reizvoller Gegend); (3) die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch der kultu- rellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft; (4) Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Saalmiete, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen. Der Auftritt prominenter Künstler darf jedoch nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sein; (5) die Überreichung von Geschenken ohne bleiben- den Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen aus Anlass einer betrieblichen Weihnachtsfeier, wenn sie nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind und den Wert von 60 Euro nicht überschrei- ten. Die Überreichung solcher Geschenke muss in der Betriebsveranstaltung erfolgen. Unschäd- lich ist jedoch die nachträgliche Überreichung des Geschenks an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen Gründen oder infolge Krankheit oder Urlaub an der Betriebsveranstaltung nicht teilneh- men konnten. Die betragsmäßige Obergrenze für die Üblichkeit der Zuwendungen liegt zurzeit bei einem Betrag von 110 Euro (einschließlich MwSt) je Arbeitnehmer und Veranstaltung. Wird die 110 Euro-Grenze überschrit- ten, gehören die Aufwendungen zum steuerpflich- tigen Arbeitslohn, und zwar in ihrer Gesamtheit einschließlich der Aufwendungen für den äußeren Rahmen. Dann gelten die einzelnen Vorschriften für die Erhebung der Lohnsteuer. Dabei ist auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG möglich. Das gilt ebenso für Geschenke, die den Wert von 60 Euro übersteigen. Fahrtkostenzuschüsse Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Kosten seiner Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind als Arbeitslohn zu behandeln, unterliegen also der Lohnsteuerpflicht. Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG ist aber auch eine Lohnsteuerpauscha- lierung mit dem Steuersatz von 15 % möglich. ► Geldzuwendungen Geldzuwendungen gehören stets zum steuerpflich- tigen Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist (R 19.6 Abs.1 Satz 3 LStR). Das gilt auch für freiwillige Sonderzuwendungen des Arbeitgebers an einzelne Arbeitnehmer, wenn damit soziale Zwecke verfolgt werden oder wenn sie dem Arbeitnehmer anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse zufließen. Solche besonderen Anlässe sind z.B. die Kommunion, Kon- firmation oder Schulentlassung von Kindern des Arbeitnehmers, die silberne oder goldene Hochzeit eines Arbeitnehmers oder der Eintritt in den Ruhe- stand nach längerer Betriebszugehörigkeit. Nur die schon erwähnten Aufmerksamkeiten von geringem Wert, wie Blumen, Pralinen und Bücher, die jeweils 60 Euro nicht übersteigen, sind von der Besteuerung ausgenommen. ► Geschenke Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitneh- mer können nur dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie beruflich bedingt sind. Dazu zählen auch Jubiläumsgeschenke. Sie sind jedoch nicht von der Lohnsteuer befreit, sondern unterliegen in voller Höhe der Lohnsteuer, soweit sie den Betrag einer bloßen Aufmerksamkeit von 60 Euro übersteigen (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR). ▶ Reisekostenersatz Ersetzt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Reisekosten, sind diese Aufwendungen nur bis zu der Höhe lohnsteuerfrei, in der die Reisekosten beim Arbeitnehmer als Werbungskosten anerkannt würden (R 3.13 und R 3.16 LStR). Darüber hinausgehende Beträge gehören normalerweise zum steuerpflichti- gen Arbeitslohn. Beispielsweise sind die Fahrtkosten des Arbeitnehmers mit dem eigenen Kraftfahrzeug während einer Dienstfahrt pauschal mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn der Arbeitgeber keine Fahrtkosten erstattet. Erstattet der Arbeitgeber genau den Betrag von 30 Cent pro Kilometer, sind diese Aufwendungen lohnsteuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber aber mehr als 30 Cent pro Kilometer, muss der Arbeitnehmer im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs auf den die 30 Cent übersteigenden Betrag Lohnsteuer abführen. Allerdings hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungs- mehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, bis zu 100 Prozent der maßgebenden Pauschbeträge mit 25 % pauschal lohnzuversteuern (25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Macht der Arbeitgeber von der Lohn- steuerpauschalierung Gebrauch, ist es nicht erforder- lich, dass der Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Verpflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag ⚫ von mehr als 8 Stunden 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind; von 24 Stunden 48 Euro erstattet werden dürfen, wovon 24 Euro pauschal zu versteuern sind; • 13