Der Komet 5638 – Seite 6

ARTIKEL GründerZeiten 08: Forderungsmanagement 04/2018 Für zügige Zahlungen sorgen Viele Unternehmen räumen ihren Kunden Zahlungs- ziele ein und werden damit zum Kreditgeber bei der Abnahme von Waren und Dienstleistungen (Lieferan- tenkredit). Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von Bedeutung, diese Forderungen als wichtige und kritische Ansprüche zu behandeln. Kreditprüfung ist die beste Vorsorge gegen Forderungsausfälle Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden, denen Sie Zah- lungsziele einräumen möchten, vor Abschluss von Lieferverträgen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kun- denbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitäts- auskünfte erhalten Sie bei Wirtschaftsauskunfteien. Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto). Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten fordern (z. B. Bankbürgschaften). Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein. Zügige Rechnungsstellung Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht, unverzüglich Ihre Forderung in Rech- nung zu stellen. Achten Sie darauf, dass Inhalte und Form der Rechnung korrekt sind, die Rechnungsad- resse stimmt und Ihre erbrachten Leistungen richtig und vollständig aufgezählt werden. Stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Ungenauigkeiten und Fehler in Ihrer Rechnung können von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern. Überwachung der Zahlungseingänge Achten Sie darauf, dass Zahlungstermine und Zah- lungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Organisation des Mahnwesens Wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht wie gefordert bezahlt, sollten Sie ihn daran erinnern. Bevor Sie aber die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben, oder der Kunde ggf. Mängel reklamiert hat. Klären Sie dabei: Ist die Lieferung vollständig erfolgt? Sind die Reklamationen berechtigt? Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versandt worden? Liegen Buchungsfehler vor? Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt? Eventuelle Reklamationen sollten Sie sofort bearbeiten. Planung der Ein- und Auszahlungen Bedenken Sie, dass säumige Zahler Ihre Existenz gefährden können. Planen Sie Ihre Finanzen sorgfäl- tig. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu opti- mistisch. Ermitteln Sie daher die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen und berück- sichtigen Sie diese bei Ihrer Finanzplanung. Finanzierung der Forderungen Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank über die Finanzierung möglicher Außenstände und warten Sie damit nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forde- rungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen schwerfallen, erweiterte Kreditlinien zu erhalten, wenn Sie nicht liquide sind. Denken Sie gegebenenfalls über Facto- ring nach (s. Seite 6). Externe Hilfestellung beim Forderungseinzug Wenn Ihre Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg führen, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu 6 nehmen. Drohen Sie dies ggf. in einer zweiten schrift- lichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen Sie ein professionelles Inkassoinstitut, Ihre Forderung einzutreiben. Je länger Sie mit diesem Schritt warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Ihr Geld bekommen. Was gehört in eine Rechnung? 1. Vollständige Absender-Angaben Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung stellt 2. Vollständige Empfänger-Angaben Name und Adresse des Rechnungsempfängers 3. Ort und Datum der Rechnungsstellung 4. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt- ID-Nr.) bzw. Steuernummer des Absenders 5. Rechnungsnummer Fortlaufende, einmalig vergebene Identifikationsnummer 6. Betreffzeile Sollte stets den Titel „Rechnung" tragen und gegebenenfalls einen Bezug enthalten, z. B. ,,Ihr Auftrag vom..." 7. Auflistung der erbrachten Leistungen Genaue Beschreibung der Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs der erbrachten Leistungen sowie den Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung 8. Rechnungsbetrag Der zu zahlende Netto-Betrag in Euro, der Mehr- wertsteuersatz bzw. die Umsatzsteuer und die Höhe des Steuerbetrages in Euro 9. Hinweis auf Steuerbefreiung 10.Zahlungsziel 11. Bankverbindung Geben Sie bei mehreren Firmenkonten explizit die Bankverbindung an, auf welche gezahlt werden soll. 12. Aufbewahrungspflicht Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungs- pflicht bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden Informationen zum Forderungsmanagement: www.bmwi-unternehmensportal.de Organisation des Mahnwesens Bonitätsprüfung des Kunden Welche Zahlungsziele können Sie Ihrem Kunden ein- räumen? Um diese Frage zu beantworten, benötigen Sie ausreichend Informationen über seine Bonität. Das gilt vor allem für neue Geschäftspartner und Kunden, bei denen es um größere Rechnungssum- men geht. Verschaffen Sie sich diese Informationen und aktualisieren Sie sie regelmäßig. Beauftragen Sie im Zweifelsfall eine Wirtschaftsauskunftei damit, einen Bonitätsindex zu ermitteln. Interne Informati- onsquellen. Diese Informationen sind in der Regel im Unternehmen verfügbar: Zahlungsverhalten Ihres Kunden • • • Welches Zahlungsziel nimmt der Kunde in An- spruch (im vereinbarten Rahmen)? Überschreitet er das Zahlungsziel? Wenn ja, wie oft? Stellt er Antrag auf spätere Zahlung? Wenn ja, wie oft? • Waren oder sind Inkassomaßnahmen notwendig? Kritische Signale, die Sie bei Ihrem Kunden wahrnehmen können ⚫ hohe Lagerbestände • schlechter Zustand der Maschinen • nicht ausgelastete Kapazitäten schmale Angebotspalette • ⋅ schlechtes Image der Produkte zögerliche Reaktionen auf Konkurrenz ⚫ erhöhte Rabatte, Nachlässe, Sonderangebote wenige Kunden Tipp: Schulen Sie den Außendienst für die Früherken- nung von Kreditrisiken. Externe Informationsquellen Diese Informationen müssen Sie in der Regel erst beschaffen: Wirtschaftsauskunfteien • • Haftungslage Ihres Kunden Wer haftet in welcher Höhe für das Unternehmen? Wer ist zeichnungsbefugt und darf Verträge abschließen? • Haftet das Unternehmen nur mit dem Geschäfts- vermögen - oder haften die Gesellschafter auch mit ihrem Privatvermögen? Leistungsfähigkeit Ihres Kunden (Jahresabschlüsse) Hat das Unternehmen genug liquide Mittel, um die Forderung auszugleichen? ⚫. Wie ist die Entwicklung des Unternehmens, auch im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche? Liquidität Ihres Kunden (Eigenkapitalausstattung) Ist das Unternehmen auch zukünftig in der Lage, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen? • Wie hoch ist der Anteil der Eigenfinanzierung im Vergleich zur Fremdfinanzierung? Zahlungsverhalten Ihres Kunden • Wie sind die Zahlungserfahrungen anderer Kredit- geber oder Lieferanten mit dem Unternehmen? • Hat sich das Zahlungsverhalten des Unternehmens in den vergangenen Monaten verändert? Bankenauskünfte (werden teilweise auch durch Wirt- schaftsauskunfteien eingeholt) Überziehungen: Wie oft kommt es zu Kontoüberziehungen? Wie gut ist die Liquidität des Unternehmens? Wirtschaftliche Verhältnisse: Stehen Einnahmen und Ausgaben in einem wirt- schaftlichen Verhältnis? Kreditwürdigkeit: Wie hoch ist die Fremdfinanzierung des Unter- nehmens? Zahlungsfähigkeit: Hat das Unternehmen bisher seine Zahlungsver- pflichtungen erfüllt? Forderungen durchsetzen Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, gera- ten Unternehmen nicht selten in ernste Liquiditäts- schwierigkeiten. Viele Unternehmer sind in dieser Lage unsicher, wie sie die ausstehenden Gelder eintreiben können. Sie wollen ihre Kunden nicht ver- prellen und verlieren wertvolle Zeit, indem sie sich im Mahnwesen an wenig effektive, überkommene Geschäftspraktiken halten. Um Außenstände nicht zu Liquiditätsproblemen werden zu lassen, sollte man - sowohl bei Privat als auch bei Firmenkunden - über- legt zu Werke gehen. Dabei gilt der Grundsatz: Nicht alles, was rechtlich möglich ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll. 1. Fälligkeit und Verzug Ist ein Verkauf getätigt oder eine Leistung erbracht, so ist der vereinbarte Preis sofort „fällig". Es sei denn, auf der Rechnung ist etwas anderes vermerkt. Beispiel: „Zahlbar ohne Abzug bis spätestens ...". Der „Verzug" bezeichnet dann den Zeitpunkt, von dem an der Gläubiger gegenüber dem Schuldner weitergehende Rechte (z.B. Verzugsschaden) geltend machen kann, 5638 | 30.03.2019 Der Komet