Der Komet 5461 – Seite 4

Der Komet Steuerliche Abzugsfähigkeit beruflich veranlasster Reisekostendes Selbständigen Neues Reisekostenrecht ab 1. Januar 2014 - - Von Dr. Hans-L. Dornbusch Reisen sind teuer. Bei beruflicher Veranlassung sind Reisekosten von der Steuer abzusetzen und führen oft zu einer beträchtlichen Steuerersparnis. Deshalb setzt die Finanzverwaltung strenge Maßstäbe für die steu- erliche Anerkennung von Reisekosten an, besonders was die Trennung von Berufs- und Privatinteressen betrifft. Für Selbständige ist es wichtig, diese Kriterien zu kennen, um bereits bei der Planung beruflich ver- anlasster Reisen die steuerliche Absetzbarkeit sicher- zustellen. Mit Wirkung ab 1. Januar 2014 trat das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unter- nehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekos- tenrechts vom 20.2.2013 (BGBl. I S. 285) in Kraft. Die Änderungen betreffen im Wesentlichen den Verpfle- gungsmehraufwand von Reisen. Die Kosten für private Reisen bzw. für den Teil einer Reise, der der privaten Lebensführung zuzurechnen ist, sind nicht steuerlich absetzbar. Der Nachweis, dass eine Reise ausschließlich oder überwiegend beruflichen Zwecken diente, ist deshalb sehr wichtig. Für reine Geschäftsreisen ist das in aller Regel pro- blemlos möglich. Für Informationsreisen zu Fachta- gungen gibt es hingegen häufig Schwierigkeiten, ins- besondere was die klare Trennung von Berufs- und Privatinteressen betrifft, die bei Selbständigen nicht immer zweifelsfrei möglich ist. Wie sieht die derzeit geltende Reisekostenrege- lung aus? entwickelten Kriterien. Die Maßstäbe werden dabei umso höher angelegt, je kostenträchtiger eine Reise ist. So werden zum Beispiel an eine Auslandsreise bei der Prüfung der beruflichen Veranlassung höhere Anforderungen gestellt als an eine Inlandsreise. Ergibt die Prüfung, dass eine Reise des Selbständi- gen auch aus privaten Gründen unternommen wurde und sind diese nicht nur von ganz untergeordneter Bedeutung, dann wird eine Trennung der Kosten in einen nicht steuerlich berücksichtigungsfähigen priva- ten Teil und in einen steuerlich berücksichtigungs- fähigen beruflichen Teil vorgenommen. Allerdings wird dann der berufliche Teil oft sehr eng ausgelegt und die besonders ins Gewicht fallenden Kostenanteile, wie Fahrtkosten, die z. B. bei Auslandsreisen sehr zu Buche schlagen, dem privaten Anteil zugerechnet. Es empfiehlt sich deshalb immer, einen möglichst über- zeugenden Nachweis über die ausschließliche oder überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise zu führen. Komplett steuerlich abzugsfähig sind die Rei- sekosten, wenn der private Anteil der Reise nur eine untergeordnete Rolle spielt. Davon wird ausgegan- gen, wenn er unter 10 Prozent liegt. 5461/30. 4. 2014 nachtungskosten geschätzt werden kann, wenn ihre Entstehung unbestritten ist. Im Falle der Übernach- tung bei Bekannten oder Verwandten aber lässt das Finanzamt keinen Steuerabzug zu. Wird auf der Rech- nung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpfle- gung nachgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten um die Verpfle- gungskosten wie folgt zu kürzen: ⚫ für Frühstück um 20% • für Mittag- und Abendessen jeweils um 40 % des für den Ort der Unterkunft maßgebenden Pauschbe- trags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR; § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bei Auslandsreisen besteht ein Wahlrecht. Die Über- nachtungskosten können mit Einzelnachweisen oder mit besonderen Pauschbeträgen angesetzt werden. Dieses Wahlrecht muss nicht einheitlich für die gesamte Reise getroffen werden. Es kann beliebig zwischen beiden Abrechnungsmethoden gewechselt werden, und zwar innerhalb jeder einzelnen Reise. Die Pauschbeträge werden im Abstand von 1-2 Jahren vom Bundesminister der Finanzen für jedes Land bekannt gegeben (R 9.7 Abs.3 Satz 3 LStR). Sie orien- tieren sich an den höchsten Auslandsübernachtungs- geldern nach dem Bundesreisekostengesetz. Auch bei Auslandsreisen sind die Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten zu kürzen, und zwar bei feh- lender Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages der Erkennt das Finanzamt die ausschließliche oder Übernachtungsstätte um 20 % für Frühstück und überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise an, jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen des für den kann der Selbständige - wie sein Arbeitnehmer, wenn Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Ver- er diese nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommt - pflegungsmehraufwendungen bei einer mehrtägigen folgende auch für ihn maßgebenden im Einkommen- steuergesetz und in den Lohnsteuerrichtlinien aufge- 3. Mehraufwendungen für Verpflegung listeten Kosten gegenüber dem Finanzamt Steuern Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG i.V.m. § 9 Abs. 4a EStG ): 1. Fahrtkosten Geschäftsreise. Durch die höchstrichterliche Rechtsprechung wurde mindernd geltend machen (R 9.4 bis R 9.8 LStR; § 4 Bei Inlandsreisen gibt es nicht die Möglichkeit, durch eine Reihe von Kriterien entwickelt, die der Finanzver- waltung eine Trennung zwischen beruflicher und pri- vater Veranlassung einer Reise bzw. von Teilen einer Reise erleichtern sollen. Als entscheidende Kriterien für die berufliche Veranlassung von Informationsrei- sen zu Fachtagungen gelten (R und H 12.2 ESTR): • Berufsbezogene Programmgestaltung: Das Tagungs- programm muss auf die speziellen beruflichen Be- lange der Tagungsteilnehmer abgestellt sein. Straffe zeitliche Programmgestaltung: Überflüssige Ruhetage sind zu vermeiden. Das bedeutet aber nicht, dass im Programm enthaltene Entspannungs- phasen zur Erhaltung der Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer, wie mehrstündige Ruhepausen und vor- tragsfreie Wochenenden, dem entgegenstehen. Gleichartigkeit des Teilnehmerkreises: Der Teilneh- merkreis muss sich aus Angehörigen der gleichen Berufsgruppe zusammensetzen. • Nachweis der Teilnahme an den Veranstaltungen: Der Zahlungsnachweis allein genügt normalerweise nicht. Hinzukommen muss eine Bescheinigung der Tagungsleitung über die Anwesenheit bei den Fach- veranstaltungen. Auch inhaltliche Aufzeichnungen über die einzelnen Veranstaltungen kommen als Nachweis der Teilnahme in Betracht. Fahrtkosten können in Höhe der tatsächlichen Auf- wendungen abgezogen werden, und zwar unabhän- gig davon, ob die Reise im Inland oder Ausland statt- fand. Sie sind sehr einfach durch Vorlage der Fahrkar- ten, Quittungen von Reisebüros oder Tankstellen, Fahrtenbücher oder Ähnliches nachzuweisen. Einzelnachweis die tatsächlichen Kosten für Verpfle- gungsmehraufwendungen steuerlich abzusetzen. Seit 1. Januar 2014 sind folgende Pauschbeträge maßge- bend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG): ⚫ bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ⚫ bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden ⚫ bei mehrtägigen Reisen am An- und Abreisetag 24 Euro 12 Euro 12 Euro Bei Benutzung eines privaten Pkw können die Fahrtkosten stattdessen aber auch ohne Einzelnach- weis in Höhe eines Pauschbetrages von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Die pauschalen Kilometersätze werden vom Bundesfi- nanzministerium im Einvernehmen mit den obersten fest (R 9.6 Abs. 3 Satz 1 LStR). Finanzbehörden der Länder im Bundesreisekostenge- Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen setzt der Bundesfinanzminister alle 1-2 Jahre - analog zu den Übernachtungskosten - unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegeld) Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungs- redaktion@komet-pirmasens.de Setz (BRKG) festgesetzt (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR). mehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die Dort heißt es wörtlich: „Besteht an der Benutzung steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, kann der eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Inte- Selbständige bis zu 100 Prozent der maßgebenden resse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Pauschbeträge mit 25 % pauschal lohnversteuern ( § Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke" (§ 5 Abs. 2 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG; 25 % Lohnsteuer zuzüg- Gegen eine berufliche Veranlassung von Reisen zu BRKG). Diese kann der Arbeitnehmer steuerlich lich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Will Fachtagungen sprechen folgende Indizien: absetzen, wenn er sein Privatfahrzeug benutzt und der der Selbständige von der Lohnsteuerpauschalierung Arbeitgeber keine Fahrtkosten erstattet. Die gleiche Gebrauch machen , ist es nicht erforderlich, dass der Pauschalregelung kann auch der Selbständige nut- Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Ver- zen, wenn er mit seinem nicht zum Betriebsvermögen pflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen gehörenden Privatwagen berufsbezogene Reisen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer •Wahl eines touristisch interessanten Tagungsortes . Häufiger Ortswechsel, der nicht aus sachlichen Gründen geboten ist Veranstaltung durch ein allgemeines Reiseunterneh- men • Besichtigung beliebter Touristenziele unternimmt (R 4.12 Abs. 2 ESTR). • Verlegung des Programms in eine Zeit mit vielen mer dagegen einen Betriebs-Pkw, werden die Fahrt- Wochenenden und Feiertagen • • Benutzung eines erholsamen und zeitaufwendigen Beförderungsmittels zum Tagungsort Vorangehende oder nachfolgende Urlaubsreise am Tagungsort • Mitnahme des Ehepartners, soweit das nicht aus beruflichen Gründen notwendig ist . Benutzen der Selbständige oder seine Arbeitneh- kosten in der steuerlichen Gesamtrechnung nach der Gesamtkosten- oder Listenpreismethode für das betreffende Fahrzeug mit berücksichtigt; dann kön- nen Reise-Fahrtkosten natürlich nicht nochmals steu- erlich geltend gemacht werden. 2. Übernachtungskosten Bei der steuerlichen Anerkennung von Übernach- Unangemessenheit der Kosten im Verhältnis zum tungskosten ist zwischen Inlands- und Auslandsreisen Einkommen zu unterscheiden. Bei Inlandsreisen können Über- Das Finanzamt prüft die Anerkennung der steuerli- nachtungskosten nur in nachgewiesener Höhe abge- chen Abzugsfähigkeit von Reisekosten anhand dieser zogen werden. Pauschbeträge gibt es nicht. Das vom Bundesfinanzhof in laufender Rechtsprechung schließt jedoch nicht aus, dass die Höhe der Über- Abwesenheitsdauer je Kalendertag • von 8 Stunden 24 Euro erstattet werden dürfen. wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind, ⚫ von 24 Stunden 48 Euro erstattet werden dürfen, wovon 24 Euro pauschal zu versteuern sind, ⚫am An- und Abreisetag 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind. Die erhöhten Pauschbeträge für Verpflegungsmehr- aufwendungen um 100 Prozent gelten nur für Erstat- tungen des Selbständigen an seine Arbeitnehmer, also nicht für ihn selbst. Arbeitgebererstattungen, die über den Erhöhungsbeträgen liegen, sind beim Arbeitnehmer individuell zu versteuern und unterlie- gen - im Gegensatz zu den pauschal zu versteuern- den Beträgen - der Sozialversicherungspflicht. Hin- sichtlich der die Lohnsteuer-Pauschalierungsmöglich