Der Komet 5654 – Seite 20

ARTIKEL GründerZeiten 23: Controlling Unternehmensplanung und Kontrolle Ist unser Umsatz hoch genug? Können wir damit alle unsere Kosten decken? Welche Kosten haben wir eigentlich? Ist unsere Liquidität ausreichend, um alle Forderungen bedienen zu können? Antworten auf diese und weitere Fragen kann man sich durch sein Controlling verschaffen. In diesem englischen Fachbegriff steckt unverkennbar das deutsche Wort Kontrolle. Kontrolliert werden soll, ob gesteckte Ziele erreicht wurden oder nicht: eine bestimmte Umsatz- und Kostenhöhe, ein bestimmter Liquiditätsumfang usw. Aufgabe dieser Kontrolle ist außerdem, zu ermit- teln, warum Ziele ggf. nicht erreicht wurden. Diese Ziele vorher zu planen, ist der wichtige zweite Teil des Controllings. Beides zusammen, Planung (meist im Rahmen von Marketing-Überlegungen) und Kont- rolle, machen Controlling aus. Unternehmensdaten auswerten Ein systematisches Controlling ist für eine erfolg- reiche Unternehmensführung unerlässlich. In der Praxis bedeutet das für die Unternehmerin bzw. den Unternehmer*, regelmäßig Daten zu verschiedenen Bereichen des Unternehmens unter die Lupe zu nehmen und aktuelle und zurückliegende Daten zu vergleichen. Welche Entwicklung ist hier abzulesen? Welches sind die Gründe dafür? Diese Daten und die Ergebnisse dieser Vergleiche liefern die Grundlage dafür, systematisch zu planen und zu entscheiden. *(Hinweis der Redaktion: Aus Platzgründen verwen- den wir bei zweigeschlechtlichen Substantiven in der Regel nur die männliche Form) 1. Schritt: Der Blick nach innen-Umsätze und Kosten prüfen Für eine fundierte Planung benötigen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme, also einen Überblick über Ihre aktuelle Lage. Je nachdem, wie gut oder schlecht Sie ,,dastehen", ergibt sich Handlungsbedarf (oder nicht). Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) Zunächst sollten Sie Ihre Unternehmenszahlen unter die Lupe nehmen: Wie entwickeln sich die Umsätze und der Gewinn? Wie steht es um die Kosten? Sehen Sie dafür in Ihren Betriebswirtschaftlichen Auswer- tungen nach, die Sie ohnehin monatlich durchführen (sollten). Überprüfen Sie: Wie haben sich die Zahlen seit dem Vorjahr und dem Vormonat verändert? 2. Schritt: Blick nach außen - Marktchancen finden Wenn Sie bei Ihrem ersten Planungsschritt Hand- lungsbedarf ausgemacht haben, dann sollten Sie jetzt nicht sofort durchstarten. Überlegen Sie erst einmal, in welche Richtung es gehen soll. Dabei ist eine Rich- tung garantiert immer richtig: auf Ihre Kunden zu. An Kunden orientieren Dieser zweite Planungsschritt ist eine klassische Auf- gabe Ihrer Absatzplanung bzw. Ihres Marketings: Sie sollten sich vergewissern, wer Ihre Kunden sind und welche Wünsche und Bedürfnisse sie haben. Nicht vergessen: Nur zufriedene Kunden sind der Schlüssel dafür, auf Dauer erfolgreich zu sein. Sehen Sie sich auch ganz genau an, wie sich Ihre Branche entwickelt. Immerhin haben es Ihre Konkurrenten mit denselben CONFERENCE: 16-19 Sept. 2019 TRADE SHOW: 17-19 Sept. 2019 Grundlage: Buchführung IAAPA EXPO EUROPE Controlling ist keine Geheimwissenschaft und nicht unbedingt nur Sache für ausgewiesene Controller. Die für Planung und Kontrolle benötigten Daten findet man in jeder (guten) Buchführung. Diese ist das Kernstück für das Controlling von Unternehmen, denn sie dient der Dokumentation aller Geschäfts- vorfälle und ist damit ein entscheidendes betriebs- wirtschaftliches Steuerungsinstrument. Je schneller sich geschäftliche Transaktionen in den „Büchern" niederschlagen, desto besser für das Controlling und die Unternehmensführung. Lotse und Kapitän In größeren Unternehmen gibt es eigene Controller. Sie sind die Lotsen im Unternehmen, eine Art interne Unternehmensberater. Der Unternehmer ist der ver- antwortliche Kapitän. In Kleinunternehmen sind sie Kapitän und Lotse in einer Person. Unternehmensplanung Zum unternehmerischen Alltag gehören Maßnahmen oder Projekte, die erst erdacht und dann durchge- führt werden. Neue Produkte werden ins Sortiment aufgenommen. Eine Werbekampagne soll auf das Unternehmen aufmerksam machen, Sonderange- bote sollen neue Kunden bringen. Solche Aktionen könnte man aus dem Bauch heraus umsetzen und dann abwarten, wie sie sich auf die Umsätze auswir- ken. Oder man plant sie etwas sorgfältiger. Nur so ist nach Abschluss solcher Aktionen nachvollziehbar, warum die Absätze gestiegen oder zurückgegangen sind. Und nur so lässt sich aus richtigen und vor allem auch falschen Entscheidungen lernen. Kunden zu tun. Sie können durch Branchendaten prüfen, wie gut oder schlecht Ihr Unternehmen im Verhältnis zu vergleichbaren Betrieben abschneidet. 3. Schritt: Stärken- und Schwächen-Check Finden Sie heraus, welches Ihre Stärken und Schwä- chen sind. Ermitteln Sie außerdem die Chancen und Risiken für Ihr Unternehmen. Dabei handelt es sich um Faktoren, die von außen einwirken, auf die Sie also nur reagieren können. Ihre Aufgabe ist nun, Stärken zu stärken, Schwächen auszugleichen, Chancen zu nutzen, Risiken zu verringern. 4. Schritt: Ziele formulieren Wenn Sie sich einen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens verschafft, die Marktbe- dingungen abgeklopft und sich mit Ihren Stärken und Schwächen beschäftigt haben, sollten Sie jetzt über- legen, wohin die Reise gehen soll. Ihre Ziele können Sie daraus ableiten, was Sie bei Ihrer Bestandsauf- nahme über Ihr Unternehmen erfahren haben. Jedes Ziel sollte möglichst präzise formuliert und realistisch sein. Beispiel: Wir wollen unseren Umsatz um fünf Pro- zent steigern. Unrealistische „Mond-Ziele" oder halb- herzig formulierte „Vielleicht-Ziele" enden fast immer in der Sackgasse. 5. Schritt: Maßnahmen ergreifen Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen und welche Stärken Sie dafür nutzen können, benötigen Sie einen „roten Faden", an dem Sie sich orientieren können: eine Strategie. Wenn Sie Ihre Strategie festgelegt haben, sollten Sie die entspre- chenden Maßnahmen finden, um die Strategie in die Tat umzusetzen. Welche Strategie und Maßnahmen die richtigen sind, hängt u.a. davon ab, in welchem Verhältnis Ihr Aufwand (Zeit, Kosten) zum erwarteten Effekt steht (Erfolgsaussichten). Beispiel: Ziel: Sie wollen Ihren Gewinn um zehn Prozent steigern. Mögliche Strategie und Maßnahme: Akquise zusätzlicher Endkunden mittels Anzeigenschal- tung in lokaler Tagespresse. 6. Schritt: Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich) Wenn Sie die geplanten Maßnahmen durchgeführt haben, müssen Sie nach einer gewissen Zeit über- prüfen, ob Strategie und Maßnahmen die Richtigen waren und Sie Ihre gesteckten Ziele erreicht haben. Am besten erledigen Sie das im Rahmen einer monat- lichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und der Kontrolle Ihrer Kennzahlen (Soll-Ist-Vergleich). Information im Internet: www.existenzgruender.de, Unternehmensentwicklung planen Die wichtigsten Controlling-Instrumente (Auswahl) Leistung des Unternehmens Leitfragen: 1. Ist Ihr Betriebsergebnis gut? 2. Steigt Ihr Umsatz? 3. Haben Sie die Kosten im Griff? Break-Even-Analyse Mit ihr können Sie berechnen, ob Sie mit Ihrem Umsatz nach Abzug aller Kosten Gewinn oder Verlust machen. Jahreserfolgsrechnung Entscheidend für jedes Unternehmen ist, wie viel Gewinn oder Verlust es macht. Mit einer Jahres- erfolgsrechnung können Unternehmer ermitteln, ob sie Gewinne oder Verluste eingefahren haben. Dabei werden in erster Linie die Einnahmen und Ausgaben bzw. die Erträge und Aufwendungen gegenübergestellt. Kostenrechnung Der Gewinn eines Unternehmens steht erst fest, wenn von den Umsätzen (Summe aller Erträge für ver- kaufte Güter und Leistungen) alle anfallenden Kosten abgezogen worden sind. Dafür ist es unerlässlich zu wissen, welche Kosten im Unternehmen überhaupt entstehen. Dies lässt sich durch eine systematische Kostenrechnung bewerkstelligen. Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Die BWA basiert meist auf den Daten aus der Finanz- buchhaltung. Sie gibt dem Unternehmer Auskunft über seine Kosten- und Erlössituation sowie über Vermögens- und Schuldverhältnisse. Kunden des Unternehmens Leitfragen: 1. Könnten Sie mit Ihren Kunden mehr Umsatz machen? 2. Haben Sie genügend neue Kunden gewonnen? 3. Sind Ihre Kunden mit Ihnen zufrieden? Kunden-Analyse Sie dient dazu festzustellen: Welche Bedürfnisse haben Ihre Kunden? Wie entwickelt sich die Nach- frage? Müssen Sie Ihr Marketing überdenken? Wie ist das Zahlungsverhalten? Ist Ihr Forderungsmanage- ment ausreichend? ABC-Analyse Sie hilft Ihnen dabei, wichtige von weniger wichtigen Kunden zu trennen: A Kunden mit dem höchsten Umsatz B Kunden mit mittlerem Umsatz C Kunden mit geringstem Umsatz 20 5654 | 10.09.2019 Der Komet