Der Komet 3598 – Seite 8

Seite 8 »DER KOMET« PIRMASENS Hauptvereinigung des ambulanten Gewerbes und der Schausteller in Deutschland E. V. Sitz Bonn am Rhein Koblenzer Straße 77 Fernruf 36634 • Aufbewahren oder wegwerfen? Welche Geschäftsunterlagen können vernichtet werden? Mit Unbehagen sieht der Kaufmann auf die stän- dig wachsende Papierflut. Die Ablage der Unter- lagen wird in vielen Betrieben zum Raumpro- blem. Manches wird aus betrieblichen Gründen nicht mehr benötigt, muß aber auf Grund der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vor- schriften noch aufbewahrt werden. Bei Anbruch eines neuen Jahres können immer wieder be- stimmte Unterlagen vernichtet werden. Hier soll aufgezeigt werden, welches Schriftgut nach dem 31. Dezember 1961 beseitigt werden kann. Die gesetzliche Regelung der Aufbewahrungsfristen Für Kaufleute bestimmt § 44 des Handelsgesetz- buches (HGB), daß Handelsbücher sowie Inven- tare und Bilanzen zehn Jahre, empfangene Han- delsbriefe und Abschriften der abgesandten Han- delsbriefe sieben Jahre aufzubewahren sind; die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt oder der Han- delsbrief empfangen oder abgesandt ist. Während nach dem HGB nur die Aufbewahrungspflicht für die handelsrechtlich zur Buchführung ver- pflichteten Vollkaufleute geregelt ist, erfaßt § 162 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) alle Steuerpflich- tigen in etwa gleichem Umfange, die nach den Steuergesetzen und anderen Gesetzen zur Buch- führung verpflichtet sind. (§§ 160, 161 AO, § 1 Wareneingangsbuchverordnung, § 1 Warenaus- gangsbuchverordnung, §§ 14, 15 und 26 Umsatz- steuer-Durchführungsbestimmungen, § 31 Lohn- steuerdurchführungsverordnung, §§ 53 ff Beför- derungssteuerdurchführungsverordnung u. a.); da- nach müssen Bücher, Aufzeichnungen und -so- weit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind - auch die Geschäftspapiere aufbewahrt werden, und zwar 1. Bücher, Inventare und Bilanzen zehn Jahre; 2. Geschäftspapiere, Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen sieben Jahre, sofern nicht in ande- ren Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungs- fristen bestimmt sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher und Aufzeichnungen vorgenommen worden ist oder die Geschäftspa- piere oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Besondere, kürzere Fristen sind in folgenden Steuergesetzen enthalten: § 31 Abs. 4 Lohnsteuerdurchführungsverordnung (Lohnkonten nicht Lohnberechnungsunterla- gen soweit nicht Bestandteil der Buchführung des Arbeitgebers, fünf Jahre). § 36 Abs. 1 Kapitalverkehrssteuer-Durchführungs- verordnung (Schlußnoten von Personen, die nicht gewerbsmäßig der Börsenumsatzsteuer unterlie- gende Geschäfte abschließen oder vermitteln, fünf Jahre), § 15 Wechselsteuerdurchführungsverordnung (Wechsel für Wechselsteuerzwecke fünf Jahre), §§ 11-13 Ausführungsbestimmungen zum Renn- wett- und Lotteriegesetz (Unterlagen der Buch- macher fünf Jahre, die Bücher drei Jahre). Die „Zehnjährigen" Wegen der unterschiedlichen Fristen kommt es darauf an, Bücher, Inventare und Bilanzen, für die die zehnjährige Aufbewahrungspflicht vor- geschrieben ist, zu unterscheiden. Zu den Bü- chern im Sinne der steuerrechtlichen Aufbewah- rungsvorschrift gehören nicht nur die für das Handelsrecht (38 ff HGB) maßgebenden Handels- bücher, sondern alle Geschäftsbücher, die Be- standteil einer ordnungsmäßigen Buchführung sind, insbesondere Haupt-, Grund- und Neben- bücher (Kontokorrentbuch). Zu Büchern in die- sem Sinne zählt neben der Buchführung in Buch- form auch die Buchführung in Loseblatt oder Karteiform. Außerdem gehören zu den Büchern im Sinne des § 162 Abs. 8 AO alle Bücher, deren Führung für steuerliche Zwecke vorgeschrieben ist und die nach anderen gesetzlichen Vorschriften, insbe- sondere des Handels- und Wirtschaftsrechts, ge- führt werden. Auch das Wareneingangsbuch muß zehn Jahre aufbewahrt werden, ebenso das Wa- renausgangsbuch bezw. das entsprechende Konto der Buchführung. Belege gehören grundsätzlich zu den Aufzeich- nungen und sind nur sieben Jahre aufzubewah- ren. Handelt es sich um sonstige Unterlagen in Buch- f rm, in denen lediglich Aufzeichnungen enthal- ten sind, die nur als Belege anzusehen sind und somit die Grundlage für Buchungen in einem Buch bilden, das Bestandteil des Buchführungs- systems ist, so sind diese „Bücher" nur als Auf- zeichnungen anzusehen, für die die Aufbewah- rungsfrist für Aufzeichnungen gilt. Entsprechen- des gilt auch für ,,Bücher", die nur der internen Betriebsüberwachung dienen, zum Beispiel Auf- trags-, Abrechnungs-, Bestell-, Kontroll- und Tagesnotizbücher. Bei der sogenannten kontenlosen Buchführung werden die Belege, soweit sie die sonst zu füh- renden Konten, z. B. die Debitoren und Kredi- torenkonten ersetzen, Bestandteil der Buchfüh- rung und sind daher zehn Jahre aufzubewahren (in der Regel auch zu Büchern gebunden). Bei teiltextierter und Symbolbuchführung gehö- ren die Belege zu den sonstigen Unterlagen, die nur sieben Jahre aufzubewahren sind, die An- leitungen und Erläuterungen, ohne die die Buch- führung nicht verständlich ist, zu den Büchern, die zehn Jahre aufzubewahren sind. Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Inventa- ren gehören die Bestandsaufnahme des Vorrats- vermögens, Lagerbücher, Lagerkarteien, das Be- standsverzeichnis des beweglichen Anlagevermö- gens. Zu den Bilanzen gehören sowohl die Handels- als auch die Steuerbilanz, die Gewinn- und Ver- lustrechnung. Die,,Siebenjährigen" Zu den Aufzeichnungen im Sinne des § 162 Abs. 8 AO gehören insbesondere die Aufzeichnungen der nichtbuchführenden Steuerpflichtigen für die Zwecke der Umsatzbesteuerung und die Ermitt- lung des Gewinns bezw. des Überschusses der Einnahmen über die Ausgaben; hierzu zählen die Aufzeichnung der Umsätze, der Betriebseinnah- men und Betriebsausgaben, das Verzeichnis des Wirtschaftsgutes und des Anlagevermögens. Wel- che Geschäftspapiere und Unterlagen im einzel- nen zu dem aufbewahrungspflichtigen Material gehören, läßt sich nicht allgemein abgrenzen und bestimmen, sondern richtet sich weitgehend nach den betrieblichen Verhältnissen im Einzelfall. Als Beispiele aufbewahrungspflichtigen Schriftgutes seien genannt: Geschäftskorrespondenz (empfan- gene Briefe und Kopien der abgesandten Briefe), Rechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe. Quit- Nachnahmekarten, tungen, Wechsel, Schecks, Nr. 3598 Bankbelege, Auftragszettel, Auftragsbücher, Kon- trollbücher, Bestandaufnahmezettel, vorläufige Aufzeichnungen, Urkunden, Verträge, Prüfungs- berichte. Wegen der Buchungsbelege, insbesondere auch bei teiltextierter und Symbolbuchführung, sowie bei der sogenannten kontenlosen Buchführung, wegen der Bücher, die der internen Betriebs- überwachung dienen, s. o. unter Ziffer 1. Zu den Buchungsbelegen, die sieben Jahre aufzu- bewahren sind, gehören auch die Belege für das Wareneingangsbuch und für den Warenausgang. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und dergleichen sind als sonstige Unterlagen aufzu- bewahren; eine Aufbewahrung dieser Unterlagen ist im Einzelfall dann nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von diesen Unterlagen übertragenen Auf- zeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnis- sen gegeben ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn die auf den Kassenstreifen befindlichen Aufzeichnungen von kaufmännischen Angestell- ten verbucht worden sind. Soweit bekannt ist, hält die Finanzverwaltung es nicht für ausrei- chend, wenn ein Familienangehöriger diese Bu- chungen vornimmt. Rabattsparbücher gehören an sich ebenfalls zu den Unterlagen mit siebenjähriger Aufbewah- rungsfrist. Die Aufbewahrung der eingelösten Rabattsparbücher kann bei Einzelhandelsgeschäf- ten, die keinem Rabattsparverein angehören und eigene Rabattsparmarken ausgeben, durch Er- stellung besonderer Abrechnungsunterlagen er- setzt werden, die folgende Angaben enthalten müssen: a) fortlaufende Nummern; b) Datum der Einlösung des Rabattsparbuches; c) möglichst genaue Angabe der Anschrift des Kunden, der das Rabattsparbuch einlöste; d) in je einer besonderen Spalte den ausgezahl- ten DM-Betrag oder den Wert der gelieferten Waren sowie die Monatssumme; e) in Betrieben, bei denen die Geschäftsbücher von fremden Angestellten geführt werden, der monatliche Bestätigungsvermerk des verant- wortlichen Angestellten, in Betrieben, bei de- nen die Geschäftsbücher von dem Inhaber oder von Familienangehörigen geführt wer- den, die Unterschrift des Kunden, der das Rabattsparbuch einlöste. Bei Einzelhandelsgeschäften, die einem Rabatt- sparverein angehören und die die eingelösten Rabattsparbücher nicht auf andere Weise, zum Beispiel durch geeignete Abrechnungsunterlagen der Rabattsparvereine, nachweisen können, ist entsprechend zu verfahren. Bei Filialbetrieben kann auch auf diese Abrech- nungsunterlagen verzichtet werden, wenn die Buchführungsergebnisse anderweitig nachgeprüft werden können, zum Beispiel durch Abrech- nungsunterlagen der Filialbetriebe. Lohnabrechnungsunterlagen gehören auch zu den Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen. Welche Unterlagen steuerlich von Bedeutung sind, hängt vom Einzelfall ab. Urbelege (Akkord- zettel, Stundenlohnzettel, Anwesenheitsbelege, Anwesenheits- und Abwesenheitsliste), mit Ur- belegen abstimmbare Auszugsbelege sowie Per- sonalakten sind immer sieben Jahre aufzubewah- ren. Kontrolluhr-(Steckuhr-)Karten sind nur in dem seltenen Falle aufzubewahren, wenn Zeit- lohn gezahlt wird und die Karten der Lohnbe- rechnung zugrunde gelegt werden, ohne daß an- dere Urbelege vorhanden sind; auch in diesem Falle kann noch auf die Aufbewahrung der Kar- ten verzichtet werden, wenn der Aufdruck in eine Liste übertragen, die Richtigkeit der Über- tragung bescheinigt und die Lohnzahlung nach- gewiesen wird. Die Anschreibungen des Meisters (Poliers) in seinem Notizbuch sind, soweit sie ohne anderen Urbeleg der Lohnzahlung zugrunde gelegt werden, aufzubewahren. Die Aufbewahrung entfällt bei einer Übertragung auf eine Liste (mit Übertragungsbestätigungsver- merk). Belege über die Lohnauszahlung müssen vorhanden sein und aufbewahrt werden. Nur für das Lohnkonto selbst gilt die verkürzte fünfjäh- rige Aufbewahrungspflicht. Lochkarten brauchen nur dann aufbewahrt zu werden, wenn sie einen Beleg ersetzen. Statistisches Material ist aufzu- bewahren, soweit es steuerlich von Bedeutung ist und vom Finanzamt ausgewertet werden darf.